Im ContentExplorer können Sie Ihre fachlichen Arbeitsprozesse und Workflows abbilden und mit der Hilfe verschiedener Prozess-Werkzeuge abarbeiten. Dies bedeutet, dass Sie im ContentExplorer Aufgaben und Arbeitsabläufe beliebigen Content (d. h. Trailer, Verträge, Programme, Material etc.) betreffend über die Modellierung und Definition von Prozessen einbinden können. Auf diese Weise können Sie Ihre tägliche Arbeit chronologisch nach Ihren Abläufen und Prioritäten strukturieren.

Zum prozessgesteuerten Arbeiten im ContentExplorer steht Ihnen ein Prozessdesigner zur Definition Ihrer Prozesse sowie ein Prozessbearbeitungsassistent zur Verfügung.

In Kurzform ist der Ablauf zum Arbeiten mit Prozessen folgender:

1. Zunächst wird der Prozess über den Prozessdesigner definiert: Dort werden die Prozessschritte, die Status und Bezüge, Content, Parameter, Verantwortliche und Aktionen angelegt
2. Anschließend werden Prozessschritte und Status miteinander verknüpft
3. Nach Fertigstellung des Prozesses kann dieser beim Content gestartet und durchlaufen werden.

Prozessdesigner zur Definition von Prozessen

Um Ihre Prozesse zu definieren, steht Ihnen der Prozessdesigner zur Verfügung. Über dieses grafische Werkzeug zur Modellierung Ihrer Prozesse und Workflows können Sie den jeweiligen Prozess oder auch Ablauf mit allen Prozessschritten, Prozess-Stati und Verknüpfungen grafisch darstellen, einem Content zuordnen und abspeichern. Einmal definiert, können Sie alle hinterlegten Prozesse immer wieder auf Ihre Arbeitsinhalte anwenden.

Um den Prozessdesigner zu öffnen, wählen Sie im Header Workflow > Prozessdefinition:

Vorabinformation

Ein Prozess teilt sich in einzelne Prozessschritte und einzelne Status auf, die miteinander verbunden werden. Innerhalb eines Prozessschrittes können

• Bezüge hergestellt werden, z. B. zu Content: u. a. Programm oder Serie, Vertrag, Lizenz, Material, Trailer, Asset oder Bezug zu Parameter: u. a. Text,
• Verantwortliche für einen Prozessschritt festgelegt werden,
• eine Deadline-Berechnung integriert werden und
• Referenz(en) zur Startseite anderer Benutzer und zur eigenen Startseite inkl. einer Benachrichtigungsfunktion hergestellt werden.

Prozessschritt/Status anlegen

Im Dialog Prozess bearbeiten können Sie über die verschiedenen Buttons Ihren Prozess oder Ablauf folgendermaßen anlegen:

Felder

Contenttyp 

Wählen Sie einen Content aus, dem Sie den Prozess zuordnen. Wenn kein Content (d. h. Keine Festlegung) zugeordnet ist, kann der Prozess für alle Arten von Content gestartet werden. 

Buttons

Dialog Prozessschrittdefinitionen bearbeiten

1. Geben Sie dem Prozessschritt eine Bezeichnung. 

2. Eine Beschreibung können Sie eintragen, indem Sie auf den Button  klicken und einen Text hinterlegen. Dies kann auch genutzt werden, wenn als Referenztyp Text verwendet wird. 

3. Legen Sie den Inhaltstyp fest.

4. Je nachdem, welchen Inhaltstyp Sie wählen, erhält der Prozessschritt für die Bearbeitung weitere Informationen zum Content oder weitere Parameter wie Firmennahmen, Datums (z. B. Fertigstellung etc.), Texte etc. Bei Wahl von Referenziert nichts erfolgen keine weiteren Informationen durch Referenzierungen.

   Inhaltstyp	Ausgabe
   Referenziert nichts	= Standardtyp (!) Ausgabe: Fertigstellungsdatum + Bemerkungsfeld
   Referenziert Datum	Aufgabe: Standardtyp und zusätzliches Datum (Labelanhang)
   Referenziert Text	Aufgabe: Standardtyp + zusätzliches Bemerkungsfeld (Labelanhang)
   Referenziert Textwerteliste	Ausgabe: Standardtyp + Combobox, die sich mit bisherigen Werten füllt
   Referenziert Content oder Parameter	Ausgabe: Standardtyp + Combobox, die sich mit Content bzw. Parametern befüllt

5. Bestimmen Sie die Referenzierung, d. h. legen Sie fest, ob sich der aktuelle Prozessschritt auf Content oder auf ein Parameter bezieht. Sie können auch einen Referenznamen angeben. 

6. Vorschau: Der Button Vorschau zeigt die Maske des einzelnen Prozessschrittes an, die der Anwender sieht, wenn der Prozess tatsächlich für einen Content gestartet wurde. 

7. Verantwortliche/Benutzerverwaltung: Pro Prozessschritt lassen sich Schreib- und Leseberechtigung für Personen und Gruppen anlegen. Wählen Sie hierzu im Feld Verantwortliche in der Drop-Down-Liste die Benutzer aus. Über den Neu-Button können mehrere Zeilen eingefügt werden.

   Hinweis:

    Default-Einstellung: Wenn keine Verantwortlichen eingetragen sind, dann haben alle Benutzer Schreibrecht. 

8. Prozessdauer und Deadlines: Lassen sich im folgenden Bereich definieren. Die Berechnungsergebnisse sind u. a. von der Wahl der Verknüpfung (Pflicht-, Wahl-, Exklusivverbinder und default-Weg abhängig, siehe hierzu Punkt Verbinder: Prozessschritte und Status verbinden).

9. Aktionen festlegen: Hier können Sie bestimmte Aktionen mit dem Prozessschritt verknüpfen, die an ein Ereignis gebunden sind, z. B. die Versendung einer Nachricht oder Email bei Fertigstellung oder Terminüberschreitung des aktuellen Prozessschrittes. Es stehen verschiedene Ereignisse zur Auswahl, die Sie aus der Drop-Down-Liste im Feld Ereignis auswählen können. Legen Sie dazu die Aktion fest, den Empfänger und den Betreff. Nutzen Sie hierzu die Buttons rechts neben dem Feld Aktionen, um weitere Zeilen einzufügen oder zu löschen. In den Feldern Betreff, Nachricht, Prozeduraufruf in der Aktionsliste sowie im Feld Nachrichtenergänzung des Prozessschritts sind Makros erlaubt, die vor dem Versenden einer Nachricht bzw. vor dem Prozeduraufruf mit sinnvollen Werten gefüllt werden.
   Wählen Sie den Button  zum Öffnen der Makro-Liste und kopieren Sie das gewünschte Makro in Kleinbuchstaben in das Feld.
   

Exkurs Berechnungslogik von Dauer und Deadlines

Für jeden Prozess kann das Ende und die Dauer eines Prozesses, Deadlines der einzelnen Schritte und der Anfangstermin der einzelnen Schritte berechnet werden. Es werden bei der Berechnung immer Werktage zu Grunde gelegt.

Fallbeispiele

Fall 1: Ermittlung des Prozessendes 

Prämisse: Die Dauer ist pro Schritt in Tagen definiert

Erwartetes Ergebnis: Unabhängig, welche und ob Eintragung in den Feldern Fertigstellung nach Prozessstart und Fertigstellung nach Vorgänger vorliegen, richtet sich das Ergebnis nach der Addition der Dauer des Default-Weges.

• Wurde kein default-Weg definiert, so errechnet das System alle Pfade und gibt als Wert die Max.Dauer an.
• Fehlt bei einem Schritt die Dauer, kann das Prozessende nicht berechnet werden!

Fall 2: Ermittlung der Deadline für Schritt C im unteren Beispiel

Prämisse: Das Startdatum ist gepflegt, der Vorgänger hat ein Fertigstellungsdatum; Schritt C enthält eine Anzahl von Tagen in den Feldern Fertigstellung nach Prozessstart und Fertigstellung nach Vorgänger.

Erwartetes Ergebnis: Wenn für den vorliegenden Prozessschritt die Felder Fertigstellung nach Prozessstart und Fertigstellung nach Vorgänger befüllt sind, ermittelt sich das Ergebnis aus dem Min.Datum.

• Hat der vorliegende Prozessschritt mehrere Vorgänger mit Pflichtverbindungen, so wählt das System für den Vorgänger, denjenigen mit dem Max.Datum.

Fall 3+4: Ermittlung des Anfangstermins für Schritt C

Prämisse Fall 3: Für Schritt B besteht ein festes Deadline-Datum

Prämisse Fall 4: Für Schritt A besteht ein festes Datum; für Schritt B eine Dauer

Erwartetes Ergebnis:

• Die Deadline vom Vorgänger ist das Anfangsdatum vom vorliegenden Schritt (Fall 3).
• Wenn kein Deadline-Datum des Vorgängers vorliegt, dann wird das "Fertigstellungsdatum des Vor-Vorgängers genommen und dann die Dauer des Vorgängers addiert (Fall 4).

Dialog Statusdefinition bearbeiten

Ein Prozess kann mehrere Statusschritte enthalten, wobei ein Status auch als Einstieg in einen anderen Prozess dienen kann. Das Erreichen eines Status kann z. B. einen E-Mail-Versand auslösen, oder eine Aktion auf der Datenbank (diese ist kundenspezifisch zu entwickeln). Der Content, der zum Prozess gehört kann dem jeweiligen Status zugewiesen werden.

Klicken Sie per Doppelklick auf den in angelegten Statusschritt in der Prozessdefinition.

Im Dialog Statusdefinition bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Status über die Drop-Down-Liste neben Status aus oder tragen Sie unter Name einen neuen Namen ein. Wenn Sie einen Namen eingeben, wird ein neuer Status erstellt. Über den nebenstehenden Button   können Sie auch eine Beschreibung zu dem neuen Status angeben.
2. Flag Datum in Liste und Flag Bemerkung in Liste: Diese Flags sind je nach ausgewähltem Inhaltstyp aktiv oder inaktiv. Bei aktiven Flags können zusätzlich noch Bezeichnungen eingetragen werden.

3. Prozessdauer und Deadlines lassen sich im folgenden Bereich definieren. Die Berechnungsergebnisse sind u. a. von der Wahl der Verknüpfung (Pflicht-, Wahl-, Exklusivverbinder und default-Weg abhängig, siehe hierzu Punkt Verbinder).

4. Aktionen: Hier können Sie bestimmte Aktionen mit dem Prozessschritt verknüpfen, die an ein Ereignis gebunden sind, z. B. die Versendung einer Nachricht oder Email bei Fertigstellung oder Terminüberschreitung des aktuellen Prozessschrittes. Es stehen verschiedene Ereignisse zur Auswahl, die Sie aus der Drop-Down-Liste im Feld Ereignis auswählen können. Legen Sie dazu die Aktion fest, den Empfänger und den Betreff. Nutzen Sie hierzu die Buttons rechts neben dem Feld Aktionen, um weitere Zeilen einzufügen oder zu löschen. In den Feldern Betreff, Nachricht, Prozeduraufruf in der Aktionsliste sowie im Feld Nachrichtenergänzung des Prozessschritts sind Makros erlaubt, die vor dem Versenden einer Nachricht bzw. vor dem Prozeduraufruf mit sinnvollen Werten gefüllt werden.
   Wählen Sie den Button  zum Öffnen der Makro-Liste und kopieren Sie das gewünschte Makro in Kleinbuchstaben in das Feld.
   

Für den Empfang einer Email aus einem Prozessschritt heraus ist es notwendig, dass

• die zu benachrichtigende Person in der Benutzerverwaltung vom Systemadministrator hinterlegt wurde und
• der Empfänger seine E-Mail-Adresse im ContentExplorer auf Start > MyPage > Benutzerdaten bearbeiten eingetragen hat.
  

Die systemunterstützten Aktionen können später beim Bearbeiten des Prozesses innerhalb des Prozessschrittes mit einer Bemerkung unter Nachrichtenergänzung befüllt werden, wenn dieser auf erledigt gestellt wird. Diese Bemerkung wird bei der E-Mail-Versendung und bei einer internen Nachricht mit gesendet.

Nachrichtenergänzungen werden in einer Nachricht auf der persönlichen Startseite (Start > MyPage > Start > Nachrichten) angezeigt:

Verbinder: Prozessschritte und Status verbinden 

Für die Verknüpfung der einzelnen Prozessschritte und Status miteinander gibt es  folgende Typen:

Pflichtverbinder (grün): Hier muss der Vorgänger "fertig" sein, bevor der nächste Schritt ausgeführt werden kann:

Wahlverbinder (orange):

Exklusivverbinder (rot): Dieser Verbinder wird genutzt, wenn es mehrere Antworten auf einen Prozessschritt geben kann (z.B. Ja/Nein).

Ablage eines Prozesses

Soll ein Prozess aus den aktuellen Prozess-Auswahl-Listen verschwinden, da er momentan nicht mehr gebraucht wird, so kann der Prozess abgelegt werden. Suchen Sie den Prozess im Reiter Weitere > Workflow, markieren Sie ihn in der Ergebnisliste und wählen Sie mit der rechten Maus über das Kontextmenü die Option Prozesse > Prozess ablegen, siehe Abbildung:

Anschließend wird der Prozess in die Liste der abgelegten Prozesse verschoben, die ebenfalls im Reiter Weitere > Workflow zu finden ist:

Prozess löschen

Um einen Prozess zu löschen, suchen Sie diesen im Reiter Weitere > Workflow, markieren Sie ihn in der Ergebnisliste und wählen Sie mit der rechten Maus über das Kontextmenü die Option Prozess löschen, siehe Abbildung: