Der ContentExplorer ermöglicht es Ihnen, Ihre technischen Betriebsabläufe und Arbeitsabläufe abzubilden und mit Hilfe verschiedener Workflow-Tools abzuwickeln. So können Sie Ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe zu beliebigen Inhalten (z. B. Trailer, Verträge, Programme, Materialien) im CE über Workflows abwickeln, die Sie nach Ihren Bedürfnissen modellieren und definieren können. So können Sie Ihren Arbeitsalltag chronologisch entsprechend Ihren Prozessen und Prioritäten strukturieren.

Hierzu verfügt der ContentExplorer über einen Workflow-Bearbeitungsassistenten und einen Workflow-Definitionsassistenten.

Die Arbeit mit Workflows verläuft normalerweise wie folgt:

1. Der Workflow muss über den Workflow-Definitionsassistenten definiert werden. Hier werden die einzelnen Schritte – Status und Hinweise, Inhalte, Parameter, Verantwortliche und Handlungen – definiert.
2. Anschließend werden die einzelnen Prozessschritte mit dem Status verknüpft.
3. Nach Abschluss des Workflows kann dieser gestartet und für die verlinkten Inhalte ausgeführt werden.

Workflow-Bearbeitungsassistent zum Definieren von Workflows

Um Ihre Workflows zu definieren, können Sie den Workflow-Bearbeitungsassistenten im CE verwenden. Dieses Tool dient zur Modellierung und grafischen Darstellung Ihrer Workflows mit allen Workflow-Schritten, Status und Links. Sie können auch Inhalte zuweisen und den Workflow speichern. Einmal definiert, können Sie alle Workflows für Ihre Aufgaben nutzen.

Um den Workflow-Definitionsassistenten zu öffnen, wählen Sie bitte in der Kopfzeile die Option Workflow > Prozessdefinition:

Informationen vorab

Ein Workflow gliedert sich in einzelne Workflow-Schritte und -Status, die miteinander verknüpft sind. Innerhalb eines Workflow-Schrittes ist dies möglich

• Erstellen Sie Referenzen zum Beispiel für Inhalte: Programme, Serien, Verträge, Lizenzen, Material, Trailer, Assets oder einen Verweis auf Parameter wie Texte.
• Definieren Sie die verantwortlichen Personen für einen Workflow-Schritt.
• Integrieren Sie eine Terminkalkulation.
• Erstellen Sie einen Verweis auf die MyPage anderer Benutzer.
• Erstellen Sie einen Verweis auf Ihre eigene Mypage und eine Benachrichtigungsfunktion.

Erstellen eines neuen Workflow-Schritts oder Status

Sie können einen neuen Workflow erstellen, indem Sie Workflow-Schritte und -Status erstellen und diese verbinden:

Felder

Inhaltstyp

Weisen Sie dem neuen Workflow Inhalte zu. Wenn kein Inhalt zugewiesen ist (Keine Bestimmung getroffen auswählen), kann der Workflow für alle Arten von Inhalten gestartet werden.

Tasten

Dialog Workflow-Schrittdefinition bearbeiten

1. Bitte geben Sie einen Namen für den Workflow-Schritt ein.
2. Sie können eine Beschreibung eingeben, indem Sie auf die Schaltfläche klicken und Eingabe eines Textes. Dies kann auch verwendet werden, wenn Text als Referenztyp verwendet wird.
3. Bitte wählen Sie den Inhaltstyp aus.
   Abhängig vom ausgewählten Inhaltstyp erhält der Workflow-Schritt einige zusätzliche Informationen zum Inhalt oder weitere Parameter wie Firmenname, Datum (z. B. Deadline), Texte usw. Bei der Auswahl „Referenziert nichts“ werden keine weiteren Informationen angezeigt erfolgen.

4. Referenz definieren: Definieren Sie, ob sich der aktuelle Workflow-Schritt auf einen Inhalt oder einen Parameter bezieht. Zusätzlich können Sie einen Referenznamen hinzufügen.
5. Vorschau : Die Schaltfläche Vorschau zeigt die Felder einzelner Workflow-Schritte an, die angezeigt werden, wenn der Workflow für einige Inhalte gestartet wird.
6. Verantwortliche Personen/Benutzerverwaltung : Für jeden Workflow-Schritt können Sie Lese- und Bearbeitungsrechte für Personen und Gruppen festlegen. Bitte wählen Sie das Feld Verantwortlich aus und fügen Sie den/die gewünschten Benutzer hinzu. Durch Einfügen einer neuen Zeile können Sie weitere Benutzer/Gruppen hinzufügen.
   

   Beachten:

   Standard-Voreinstellung: Falls keine verantwortlichen Benutzer definiert sind, haben alle Benutzer ein Bearbeitungsrecht.
7. Dauer des Workflows und Fristen : Diese können in den nächsten Feldern definiert werden. Die Berechnungsergebnisse sind teilweise abhängig vom gewählten Link (erforderlicher Link, optionaler Link oder exklusiver Link, siehe Workflow-Schritte und Status verknüpfen ).
8. Aktionen definieren : Hier können Sie bestimmte Aktionen mit dem Workflow-Schritt verknüpfen, die mit einem Vorfall verknüpft sind, beispielsweise das Versenden einer Nachricht oder E-Mail bei Abschluss eines Schritts oder Überschreiten einer Frist. In der Dropdown-Liste im Feld Ereignis können Sie zwischen mehreren Vorfällen wählen. Definieren Sie die Aktion, den Empfänger und den Betreff der Nachricht. Bitte nutzen Sie die Schaltflächen neben dem Feld, um Zeilen einzufügen oder zu löschen. In den Feldern Betreff, Nachricht und Prozeduraufruf können Makros verwendet werden, die vor dem Start der Prozedur mit sinnvollen Werten gefüllt werden müssen.
   Öffnen Sie die Liste der Makros, indem Sie auf die Schaltfläche klicken Kopieren Sie das erforderliche Makro und fügen Sie es in das gewünschte Feld ein.
   

Berechnungslogik von Dauer und Fristen

Sie können das Ende und die Dauer eines beliebigen Workflows, Fristen oder den Starttermin einzelner Schritte berechnen. Die Berechnung basiert ausschließlich auf Werktagen!

Beispiele

Fall 1: Berechnung des Workflow-Endes

Vorschlag : Die Dauer wird pro Schritt in Tagen definiert

Erwartetes Ergebnis : Das Ergebnis hängt von der Addition der Dauer des Standardwegs und davon ab, ob die Felder Frist nach Beginn des Workflows und Frist bei Abschluss des Vorgängers vorhanden sind.

• Falls kein Standardweg definiert wurde, berechnet das System alle Pfade und gibt die maximale Dauer als gültigen Wert an.
• Das Workflow-Ende kann nicht berechnet werden, wenn die Dauer eines Schritts nicht angegeben wurde!

Fall 2: Berechnung der Frist für Schritt C im Beispiel unten

Vorschlag : Der Workflow hat ein Startdatum und der Vorgänger hat ein Abschlussdatum; Schritt 3 hat eine Anzahl von Tagen in den Feldern Frist nach Beginn des Workflows und Frist nach Abschluss des Vorgängers.

Erwartetes Ergebnis : Wenn die Felder Frist nach Beginn des Workflows und Frist nach Abschluss des Vorgängers gefüllt sind, wird das Ergebnis aus der Min. berechnet. Datum.

• Falls der aktuelle Schritt mehrere Vorgänger mit erforderlichen Verknüpfungen hat, übernimmt das System den Schritt des Vorgängers mit dem maximalen Datum.

Fall 3 und 4: Ziel: Berechnung des Starttermins für Schritt C

Vorschlag für Fall 3: Für Schritt B gibt es einen festen Termin

Vorschlag für Fall 4: Es gibt einen festen Termin für Schritt A und eine Dauer für Schritt B

Voraussichtliches Ergebnis :

• Der Termin des Vorgängers ist das Startdatum des aktuellen Schritts (Fall 3).
• Wenn kein Stichtag des Vorgängers vorliegt, wird der „Stichtag nach Abschluss des Vor-Vorgängers“ zur Dauer des Vorgängers addiert (Fall 4).

Dialog Statusdefinition bearbeiten

Ein Workflow kann mehrere Workflow-Schritte enthalten, wobei ein Status auch als Ausgangspunkt für einen anderen Workflow dienen kann. Das Erreichen eines Workflow-Schritts kann das Versenden einer E-Mail oder eine andere Aktion innerhalb der Datenbank auslösen. Der verknüpfte Inhalt des Workflows kann dem jeweiligen Status zugeordnet werden.

Doppelklicken Sie auf den gelben Workflow-Schritt in der Workflow-Definition.

Bitte gehen Sie im Dialog Statusdefinition bearbeiten wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Status über die Dropdown-Liste neben Status aus oder geben Sie einen Namen für einen neuen Status ein. Geben Sie einen Namen ein, wird ein neuer Status erstellt. Darüber hinaus können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche eine Beschreibung zu diesem neuen Status eingeben .
2. Flag-Datum in der Liste und Flag-Kommentar in der Liste: Diese Flags sind je nach ausgewähltem Inhaltstyp aktiv oder inaktiv. Auf aktiven Flaggen können Sie auch Notationen eingeben.
3. Workflow-Dauer und Fristen: Die Berechnungsergebnisse hängen vom ausgewählten Link-Asset ab (erforderlicher, optionaler oder exklusiver Link).
4. Aktionen definieren : Hier können Sie bestimmte Aktionen mit dem Workflow-Schritt verknüpfen, die mit einem Vorfall verknüpft sind, beispielsweise das Versenden einer Nachricht oder E-Mail bei Abschluss eines Schritts oder Überschreiten einer Frist. In der Dropdown-Liste im Feld Ereignis können Sie zwischen mehreren Vorfällen wählen. Definieren Sie die Aktion, den Empfänger und den Betreff der Nachricht. Bitte nutzen Sie die Schaltflächen neben dem Feld, um Zeilen einzufügen oder zu löschen. In den Feldern Betreff, Nachricht und Prozeduraufruf können Makros verwendet werden, die vor dem Start der Prozedur mit sinnvollen Werten gefüllt werden müssen.
   Öffnen Sie die Liste der Makros, indem Sie auf die Schaltfläche klicken Kopieren Sie das erforderliche Makro und fügen Sie es in das gewünschte Feld ein.
   

Für den Empfang einer E-Mail von einem Workflow-Schritt ist es notwendig, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Empfänger muss vom System zur Liste der Benutzer/Gruppen in der Benutzerverwaltung hinzugefügt werden
• Der Empfänger hat seine E-Mail-Adresse im ContentExplorer unter Start > MyPage > Start > Mitarbeiterdaten bearbeiten eingegeben.
  

Nachrichten können auf der persönlichen Seite angezeigt werden (Start > MyPage > Start > Nachrichten).

Verknüpfung von Workflow-Schritten und Status

Für die Verknüpfung der einzelnen Workflow-Schritte und Statusschritte können Sie zwischen drei Arten von Verknüpfungen wählen:

Erforderlicher Link (grün): Hier muss der Vorgänger „finalisiert“ werden, bevor der nächste Schritt durchgeführt werden kann:

Optionaler Link (orange):

Exklusiver Link (rot): Dieser Link wird verwendet, wenn es zu einem Workflow-Schritt mehrere Antworten gibt (z. B. Ja/Nein).

Einreichen eines Workflows

Falls ein Workflow gerade nicht benötigt wird und aus den Workflow-Listen verschwinden sollte, können Sie ihn ablegen. Suchen Sie im Reiter Mehr > Workflow nach diesem Prozess und wählen Sie ihn in der Ergebnisliste aus. Bitte wählen Sie die Option Workflow > Workflow verwerfen, siehe folgende Abbildung:

Abschließend wird der Workflow in die Listen der abgelegten Workflows verschoben, die auch im Reiter Mehr > Workflow zu finden sind:

Einen Workflow löschen

Um einen Workflow zu löschen, suchen Sie bitte im Reiter Mehr > Workflow nach dem entsprechenden Workflow. Markieren Sie den Workflow mit einem rechten Mausklick und wählen Sie die Option Workflow > Workflow löschen: