Les contrats régissent les relations entre les personnes morales à toutes les étapes de la procédure. Ils comprennent notamment les licences de contenu, lesquelles constituent le fondement commercial de la programmation, puisqu'elles déterminent la fréquence de diffusion (contenu linéaire) ou de visionnage à la demande (contenu VOD). Une fenêtre de diffusion, quant à elle, correspond à une période de temps liée à une licence.
L'application Licences gère à la fois les contrats, les licences et les fenêtres. Ces trois sujets, ainsi que les tâches et les exportations, constituent les principaux articles de cette série. L'article suivant explique comment créer, modifier, rechercher, filtrer et gérer les contrats (dossiers, favoris, suppression) et comment les associer aux licences, fenêtres, contenus et autres types d'éléments.
1 Comment créer et modifier des contrats
La création et la modification des contrats sont les premières étapes à suivre dans l'application de gestion des licences. Ces deux fonctionnalités utilisent la même boîte de dialogue.
Pour trouver les contrats existants, il faut d'abord accéder à la page Contrats en haut de la page.
Pour affiner la recherche de contrats, un filtre standard permet de filtrer spécifiquement par contrats, licences ou fenêtres.
Des noms de contrats spécifiques peuvent être saisis dans la barre de recherche (1) .
En cliquant sur le bouton Nouveau contrat (3) , un nouveau contrat peut être créé. Le menu contextuel (4) permet de modifier les contrats existants (5) .
Une autre option pour accéder à la boîte de dialogue est via le tableau de bord , où sont répertoriés les contrats les plus récemment modifiés et créés.
La boîte de dialogue se compose de cinq onglets, dont Contrat (1) , Tarification (2) , Contenu (3) , Licences (4) et Windows (5) .
Sujets connexes :
1.1 Onglet Contrat
L' onglet Contrats permet de gérer les informations de base, les partenaires, les références et divers documents et pièces jointes. L'emplacement de ces sections et de quelques autres fonctionnalités est illustré dans les deux captures d'écran suivantes.
1. Mode édition
2. Bouton Enregistrer
3. Bouton de sortie
4. Informations de base
5. Références
6. Partenaire
7. Partenaires supplémentaires
8. Autres numéros de référence
9. Description
10. Documents
11. Texte (1)
12. Commentaires (2)
13. Attributs (3)
1.1.1 Ajuster les sections en mode édition
Avant de commencer, les utilisateurs peuvent ajuster les sections en termes de visibilité, de taille et de position à l'aide du mode d'édition (voir Mode d'édition ).
1.1.2 Enregistrez les informations et quittez l'onglet
1.1.3 Définir les informations de base
Les informations de base comprennent le type, le nombre, la catégorie, la date de début, la date de fin et la date de signature d'un contrat.
Définir ces éléments d'information est la première étape de la création ou de la modification d'un contrat.
1. Titre : Un contrat peut être doté d'un titre qui sert de nom descriptif au contrat, permettant de l'identifier dans l'aperçu des stocks.
2. Statut : Le champ « Statut » permet de suivre l’état actuel d’un contrat.
3. Type : Différents types de contrats peuvent être créés dans les paramètres. Ils sont sélectionnés via un menu déroulant.
4. Numéro de contrat : Lors de la création d'un nouveau contrat, un numéro lui sera attribué par le système. Ce numéro peut être modifié à tout moment. Il permet de retrouver un contrat dans la barre de recherche (voir Recherche, tri et filtrage des éléments ) .
5. Catégorie : À l’instar des types de contrats, les catégories de contrats sont créées dans les paramètres. Un menu déroulant permet d’en sélectionner une.
6. Début , 7. Fin et 8. Date : Un contrat peut comporter une date de début (6) et une date de fin (7) , mais ce n'est pas obligatoire, car ces dates sont souvent définies par la licence. En revanche, un contrat comporte toujours une date de signature, qui peut être indiquée sous la rubrique « Date » (8) .
NOTE
Le contenu des menus déroulants est défini dans les paramètres, notamment les types de contrats, les catégories de contrats et les statuts.
Si cette option est définie par défaut, les paramètres seront présélectionnés dans les menus déroulants respectifs.
Les paramètres sont accessibles et modifiables par les utilisateurs disposant de droits d'administration. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre administrateur ou le support CreateCtrl .
1.1.4 Ajouter des références
Une autre section dans l' onglet Contrats est Références .
Cette section permet de lier les accords-cadres aux contrats correspondants. De plus, les contrats d'achat et de vente peuvent y être rattachés.
À cet effet, il existe deux boutons :
1. Ajouter un accord-cadre
2. Ajouter un contrat d'achat
En cliquant sur Ajouter un accord-cadre , la boîte de dialogue suivante s'ouvre :
Ici, un contrat particulier peut être saisi dans la barre de recherche (1) et sélectionné (2) .
Ensuite, elle peut être appliquée (3) . Il est également possible de continuer sans sélection (4) .
En cliquant sur Ajouter un contrat d'achat , Cette boîte de dialogue s'ouvre :
Ici, à partir de cette boîte de dialogue, les contrats d'achat sont sélectionnés de la même manière que les accords-cadres, en suivant les étapes et les options de 1 à 4 (voir la capture d'écran précédente).
Une fois ajoutés, l'accord-cadre et le contrat d'achat apparaîtront ici. En cliquant 
( 1 et 2 ), l' accord-cadre (1) et le contrat d'achat (2) s'ouvriront dans la boîte de dialogue d'édition des contrats (voir chapitre 1 ) dans un nouvel onglet.
Sujets connexes :
- Création et modification des contrats : chapitre 1 .
- Lisez cet article pour savoir comment ajuster les colonnes d'un tableau : Ajuster les colonnes d'un tableau .
1.1.5 Ajouter des partenaires
La section « Partenaire » permet de définir les partenaires contractuels, notamment le concédant et le licencié.
Le concédant de licence (1) et le licencié (2) sont tous deux sélectionnés via des menus déroulants.
Étant donné que le nombre d'entreprises est trop élevé pour être contenu dans un menu déroulant, le concédant de licence (1) et le licencié (2) doivent être saisis dans une barre de recherche (3) . Ils sont sélectionnés en cliquant sur le résultat de recherche correspondant (4) .
Les concédants et les titulaires de licence sont gérés dans l'application Content :
En cliquant sur le bouton ci-dessus intitulé Créer une société (1) , la boîte de dialogue affichée dans la capture d'écran suivante s'ouvre.
En cliquant sur le bouton Ouvrir le contenu (1) , l'application Contenu s'ouvre pour gérer les concédants de licence et les titulaires de licence dans un nouvel onglet.
Il existe également une case à cocher nommée « Ne plus afficher (2) » . Si cette case est cochée, la boîte de dialogue n’apparaîtra plus et l’application de contenu s’ouvrira immédiatement dans un nouvel onglet.
Il s’agit de la boîte de dialogue de l’application Contenu où les entreprises sont créées (voir créer et modifier des entreprises ).
1.1.6 Ajouter des partenaires supplémentaires
Cette section permet d'ajouter des partenaires supplémentaires à un contrat.
C’est ici que se trouve le bouton pour ajouter des partenaires (1) .
Après avoir cliqué sur ce bouton, des partenaires supplémentaires peuvent être sélectionnés via un menu déroulant (1) où ils doivent être saisis dans la recherche (2) , comme le concédant et le licencié.
En cliquant sur le résultat de recherche correspondant (3) , la sélection du partenaire est confirmée.
Ensuite, le type de partenaire contractuel supplémentaire peut également être sélectionné via un menu déroulant (1) . Dans ce cas, aucune saisie n'est nécessaire.
NOTE
Le contenu des menus déroulants, y compris les types de partenaires contractuels, est défini dans les paramètres.
Si cette option est définie par défaut, les paramètres seront présélectionnés dans les menus déroulants respectifs.
Les paramètres sont accessibles et modifiables par les utilisateurs disposant de droits d'administration. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre administrateur ou le support CreateCtrl .
1.1.7 Ajouter d'autres numéros de référence
Les utilisateurs peuvent ajouter des numéros de référence supplémentaires aux contrats, en plus du numéro de référence figurant dans les informations de base . Ce numéro peut également servir à retrouver un contrat en particulier.
En cliquant sur le bouton Ajouter un numéro (1) , vous pouvez ajouter des numéros de référence supplémentaires et préciser le numéro lui-même et son type . Un champ est également prévu pour ajouter des commentaires .
Cliquer sur l’ icône de la corbeille (2) permet de supprimer les numéros de référence supplémentaires.
Il est possible d'ajouter plusieurs numéros de référence supplémentaires, en suivant les étapes expliquées ci-dessus.
NOTE
Les types de numéros de référence sont définis dans les paramètres.
Si cette option est définie par défaut, les paramètres seront présélectionnés dans les menus déroulants respectifs.
Les paramètres sont accessibles et modifiables par les utilisateurs disposant de droits d'administration. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre administrateur ou le support CreateCtrl .
1.1.8 Ajouter des descriptions, des documents, des textes et des commentaires
Les contrats peuvent comporter une description, des textes, des commentaires et des documents. Ils peuvent également inclure des attributs spécifiques au client.
L’article suivant traite de l’ajout de ces types d’éléments supplémentaires et de pièces jointes : voir Éléments supplémentaires et pièces jointes .
1.2 Onglet Tarification
L' onglet Tarification contient différentes sections, qui seront affichées dans la capture d'écran suivante :
1. Bouton Enregistrer (voir bouton Enregistrer et quitter )
2. Bouton de sortie (voir bouton Enregistrer et quitter )
3. Prix
4. Date d'échéance
1.2.1 Gérer les prix
Dans cette section, vous trouverez des informations concernant le prix.
Tout d’abord, une devise de contrat (1) et un prix (2) peuvent être déterminés.
Pour convertir le prix en devise locale, un taux de change (3) doit être déterminé, son inverse étant affiché en dessous. La devise locale (4) est sélectionnée dans un menu déroulant, comme la devise du contrat. Le système calculera ensuite le montant en devise locale (5) en fonction du taux de change (3) .
Il est également possible de définir une garantie minimale dans cette boîte de dialogue. Là encore, un menu déroulant permet de choisir la devise (6) . Le montant (7) peut être saisi dans le champ adjacent.
NOTE
Les devises sont définies dans les paramètres et peuvent être utilisées à plusieurs reprises, par exemple pour la devise du contrat, la devise locale ou la devise de garantie minimale.
Les paramètres définis par défaut seront présélectionnés dans les menus déroulants respectifs.
Les paramètres sont accessibles et modifiables par les utilisateurs disposant de droits d'administration. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre administrateur ou le support CreateCtrl .
1.2.2 Gérer les échéances
Dans cette section, les dates d'échéance peuvent être ajoutées, modifiées et supprimées.
En cliquant sur Ajouter une date d'échéance (1) , une nouvelle date d'échéance peut être créée.
Le menu contextuel (2) permet de modifier les dates d’échéance existantes (3) .
1. Position : Une date d'échéance peut être associée à un poste. S'il y a plusieurs dates d'échéance, cela détermine leur position dans la liste.
2. Entreprise : C’est ici que l’entreprise qui paie le prix est indiquée. Les entreprises, y compris les concédants et les licenciés, sont gérées dans l’application Contenu.
3. Unité de coût : L'unité de coût du paiement est défini dans ce menu déroulant.
4. Date d'échéance : Ce champ permet de spécifier la date d'échéance du paiement.
La date à laquelle le prix ou une partie de celui-ci doit être payé au plus tard peut être déterminée dans un champ appelé Au plus tard (5) . Cette date peut être précisée davantage grâce à la case à cocher située à côté.
6 % du prix total : Dans ce champ, le pourcentage du prix total à payer est indiqué.
7. % de la garantie minimale : Le pourcentage à payer peut également être calculé à partir de la garantie minimale au lieu du prix total.
Le montant sera calculé et indiqué dans le champ « Montant » (8) , en fonction de la part du prix total (6) ou de la garantie minimale (7), ainsi que de la devise . Veuillez noter que seul un pourcentage du prix total ou de la garantie minimale peut être pris en compte pour le calcul du montant à payer, mais pas les deux simultanément.
En fonction du taux de change (9) , Le montant local sera calculé et affiché dans ce champ (10) , ainsi qu'une devise .
11. Commentaire : Il est également possible de laisser des commentaires.
Si le montant (8) a déjà été payé, le bouton payé (12) doit être activé pour spécifier les numéros.
Le montant déjà payé est indiqué dans ce champ (13) . Sur la base du montant payé, le montant dû (14) est calculé.
Concernant les dates de paiement, le jour où le paiement a été effectué peut être sélectionné dans le champ intitulé « Jour de paiement » (15) . La date à laquelle le paiement a été effectivement remis peut être définie dans le champ « Date de remise » (16) .
La facture peut être spécifiée en termes de numéro de facture (17) et de date de facture (18) .
19. Bouton Enregistrer : Pour confirmer toutes les données, il faut cliquer sur le bouton Enregistrer.
NOTE
Le contenu des menus déroulants, notamment les types de devises et les types d'unités de coût, est défini dans les paramètres.
Si cette option est définie par défaut, les paramètres seront présélectionnés dans les menus déroulants respectifs.
Les paramètres sont accessibles et modifiables par les utilisateurs disposant de droits d'administration. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre administrateur ou le support CreateCtrl .
Une fois créée, la date d'échéance apparaîtra dans cet aperçu. Les informations relatives à la date d'échéance sont affichées dans différentes colonnes. Cet article explique comment les ajuster : Ajuster les colonnes du tableau .
Le menu contextuel (1) permet de supprimer (2) la date d'échéance.
1.3 Onglet Contenu
L'onglet Contenu présente un aperçu de tous les éléments d'un contrat ayant déjà fait l'objet d'une ou plusieurs licences. Dès qu'une licence est créée pour un élément, celui-ci apparaît ici.
Après avoir présenté l'onglet Contenu et les colonnes du tableau récapitulatif, ce chapitre abordera les sujets suivants.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l'onglet Contenu :
1. Tableau récapitulatif (encadré) : Ce tableau présente un aperçu de tous les contenus ayant déjà obtenu une licence.
2. Barre de recherche : C'est ici que vous pouvez rechercher un contenu particulier.
3. Afficher les archives : La case à cocher « Afficher les archives » permet d’afficher les éléments de contenu archivés dans la vue d’ensemble du contenu du contrat. Lorsqu’elle est activée, les contenus précédemment archivés sont visibles dans le tableau de vue d’ensemble, aux côtés des contenus actifs (voir « Éléments archivés » ).
4. Nombre de contenus par page : Ici, le nombre de contenus à afficher sur une page peut être sélectionné ( Sélectionnez le nombre d'éléments et de pages ).
5. Sélection de la page (encadrée) : C'est ici que la page du tableau récapitulatif peut être sélectionnée ( Sélectionnez le nombre d'éléments et la page ).
6. Bouton Enregistrer : voir le bouton Enregistrer et quitter .
7. Bouton Quitter : voir le bouton Enregistrer et quitter .
1.3.1 Consulter et modifier les licences
Les licences des contenus peuvent être consultées et modifiées dans le tableau récapitulatif.
Si un contenu n'apparaît pas au premier coup d'œil dans le tableau récapitulatif, utilisez la barre de recherche pour le trouver . Vous pouvez y saisir les types d'informations suivants : (1)
- type de contenu (2)
- titre du contenu (3)
- titre original du contenu (4)
- contenu n° (5)
- titre de la série de contenu (6)
- titre original de la série (7)
- numéro de série de contenu (8)
En naviguant jusqu'à la colonne nommée Lien vers la colonne des licences (1) et en cliquant sur le bouton de licence joint (2) , une boîte de dialogue séparée s'ouvre où les licences liées au contenu respectif peuvent être visualisées et modifiées.
Dans cette boîte de dialogue, les informations relatives aux licences associées peuvent être consultées dans différentes colonnes, notamment :
1. Titre du contenu
2. Contenu n°
3. Début de la licence
4. Type de licence
5. Catégorie de licence
6. Fin de la licence
En cliquant sur une licence spécifique, celle-ci peut être modifiée (voir créer et modifier des licences ).
1.3.2 Ajuster les colonnes du tableau
L'article suivant ( Ajuster les colonnes du tableau ) traitera des fonctions qui peuvent être effectuées dans le tableau récapitulatif, notamment :
- Ajuster la largeur de la colonne
- Ajouter et masquer des colonnes
- Ajustez la position des colonnes
- Trier le contenu d'une colonne
1.4 Onglet Licences
Après avoir défini les modalités du contrat et les détails de tarification, et décidé du contenu à inclure dans le contrat, l'étape suivante consiste à gérer les licences , nécessaires à l'achat de contenu.
Cet article aborde les principaux sujets suivants :
- Créer et modifier des licences
- Rechercher et trouver les licences créées
- Copier et supprimer les licences
- Gérer les relations de licences
- Vérifier la disponibilité des licences
1.5 Onglet Windows
Pour programmer les contenus achetés avec des licences, il est nécessaire de gérer les fenêtres .
Cet article aborde les principaux sujets suivants :
- Créer et modifier des fenêtres
- Rechercher et trouver des fenêtres
- Supprimer les fenêtres
- Gérer les relations des fenêtres
2 Comment trouver des contrats
Une fois créés ou modifiés, les contrats sont accessibles dans l'onglet « Contrats » du catalogue de titres, via la recherche et les filtres classiques ou la recherche intelligente. Ils sont également disponibles dans l'onglet « Tableau de bord ».
2.1 Utilisation des options générales de recherche, de tri et de filtrage
En utilisant les options générales de recherche, de tri et de filtrage, les contrats peuvent être recherchés, triés et filtrés dans l'onglet Stock ( Rechercher, trier et filtrer les éléments ).
Les filtres de stock peuvent fournir une aide supplémentaire en restreignant la recherche aux contrats, aux licences ou aux fenêtres (voir chapitre 1 ).
2.2 Utilisation de la recherche intelligente
Étant donné que SmartSearch est intégré à l'application License App, il offre une option alternative pour rechercher et filtrer les contrats dans l'onglet Contrats.
2.3 Rechercher les contrats récemment modifiés ou créés
Les contrats les plus récemment créés ou modifiés sont affichés dans l' onglet Tableau de bord .
3. Comment gérer les contrats
Les contrats peuvent être gérés de différentes manières, notamment :
- Ajout aux dossiers (menu contextuel)
- Ajout aux favoris (menu contextuel)
- Suppression en cours (menu contextuel)
- En ce qui concerne les relations avec les licences ou les fenêtres (onglet Relations)
- En termes de relations basées sur le contenu (onglet Droits)
3.1 Ajouter les contrats aux dossiers
Les dossiers permettent de gérer les contrats de manière centralisée (voir Dossiers ).
L'article suivant explique comment gérer les dossiers, notamment :
3.2 Ajouter des contrats aux favoris
Pour retrouver plus facilement les contrats fréquemment utilisés, il peut être judicieux de les ajouter à vos contrats favoris.
Cet article explique comment ajouter des éléments aux favoris : Favoris .
3.3 Supprimer les contrats
Si les contrats ne sont plus nécessaires, ils peuvent être supprimés.
L'article suivant explique comment procéder : Supprimer des éléments .
3.4 Contrats d'archivage
La fonction d'archivage permet de masquer les contrats dans le portefeuille sans les supprimer, ce qui permet de garder le portefeuille bien organisé (voir Éléments archivés ).
3.5 Consulter l'historique du contrat
L'option Historique du menu contextuel permet aux utilisateurs de consulter l'historique des modifications d'un contrat, assurant ainsi une traçabilité complète de toutes les modifications.
Lorsqu'un contrat est affiché dans l'aperçu des actions, le menu contextuel (1) , représenté par trois points, apparaît à droite de l'entrée du contrat. En sélectionnant l' option Historique (2) dans ce menu contextuel, les utilisateurs peuvent ouvrir l'historique du contrat concerné.
Cette fonctionnalité fournit un journal détaillé indiquant la date et l'auteur de la création du contrat, ainsi que la date et l'auteur des dernières modifications apportées à celui-ci.
3.6 Gérer les relations
Les contrats sont associés à différents types d'articles. Ces relations peuvent être gérées dans l'onglet Relations et droits.
3.6.1 Onglet Relations
Comme indiqué, les relations avec différents types d'éléments peuvent être gérées dans l' onglet Relations en fonction des contrats, des licences et des fenêtres, notamment :
- Relations entre les contrats et les licences, fenêtres, assets , programmes, textes et personnes
- Relations entre les licences et les contrats, fenêtres, programmes, séquences, séries, textes et bandes-annonces
- Relations entre Windows et les contrats, licences, programmes et versions
3.6.2 Onglet Droits
L' onglet Droits permet quant à lui de gérer l'inclusion des droits de contenu (programmes, séries et séquences) dans les contrats, les licences et les fenêtres, ainsi que la comptabilisation des licences.